Gerenciamento de reuniões com Outlook

Da estruturação, convocação e pauta, até a ata, tarefas e acompanhamento – tudo com muita EFICÁCIA!

Qual a proposta?
Uma reunião é muito mais do que as poucas horas em que pessoas passam juntas discutindo determinados assuntos. Para uma reunião ser eficaz, é preciso reunir informações relevantes, planejar os assuntos, estabelecer um cronograma, conduzir e flexibilizar a pauta, alcançar conclusões e estabelecer tarefas para cada participante – todos assuntos discutidos neste evento, sempre com o apoio da tecnologia (Outlook).

Quem deve participar?
Diretores, gerentes, secretárias e todos aqueles que organizam ou participam de reuniões.

Como será?
Apenas o professor usa um computador. Os participantes acompanham todas as explicações em um telão. Os assuntos abordados são detalhadamente explicados em apostila eletrônica.

Em intervalos regulares, o professor propõe tarefas em grupo para a prática dos conceitos abordados.

Qual a duração?
8 horas.

Data e horário
Definidos pelo cliente.

Local
Instalações indicadas pelo cliente.

Infraestrutura oferecida pelo cliente
Projetor multimídia, mesa para o professor, blocos de anotações e cadeiras para os alunos.

Material didático
Todos os participantes recebem CD com:
. Apostila passo a passo com os exemplos mostrados no telão
. Apostila Perguntas mais frequentes feitas nos seminários
. Textos de apoio

Suporte
O professor fica à disposição dos participantes durante 90 dias após evento para o esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Quem é o apresentador?
Fernando Andrade, palestrante, professor e conferencista, tem como tema principal a utilização eficaz da tecnologia no dia a dia das pessoas. É analista de sistemas pela IBM, engenheiro civil pela Universidade Mackenzie e diretor da Pessoas e Tecnologia. É autor dos livros

  • O Outlook como ferramenta de produtividade
  • E-mail que funciona
  • Gerenciamento de informações eletrônicas
  • Administre seu tempo com Palm
  • PowerPoint para quem conhece PowerPoint
  • Excel para todos
  • Excel para quem conhece Excel
  • Word para quem conhece Word
  • Mala direta no Word
  • E-mail para todos
  • E-mail para quem conhece e-mail

publicados pela editora Nobel, com o apoio da revista Você S.A.

O que será discutido?

Pensando reuniões

  • Afinal, o que é uma reunião?
  • Tipos de reunião e os procedimentos adequados para cada um
  • Por que convocar uma reunião?
  • O custo do tempo de uma reunião
  • Que reuniões são realmente necessárias?
  • Por que muitas reuniões não atingem seus objetivos?
  • Características mais frequentes das reuniões que NÃO funcionam
  • O que NÃO fazer em uma reunião

Planejando e organizando reuniões

  • Quem e como convocar
  • As necessidades e metas de cada grupo participante da reunião
  • Estabelecendo objetivos e determinando prioridades
  • Fases da reunião
  • Salas e recursos necessários
  • Check list

Dirigindo a reunião

  • Definição e atribuição de papéis – tarefas e responsabilidades
  • Aspectos psicológicos presentes em reuniões
  • O processo de comunicação
  • Técnicas para tomada de decisão e administração de conflitos em grupo
  • Liderança e condução de reuniões – o papel do moderador/facilitador
  • Conflitos e obstáculos – e sua superação
  • Participantes problemáticos
  • Clima e negociação nas reuniões
  • A reunião minuto a minuto

Controle de resultados da reunião

  • O que devo fazer antes do início para assegurar os resultados
  • Como buscar a participação e o envolvimento de todos
  • Controlando a pauta e as discussões
  • Definindo providências após a reunião – o programa de ação

A reunião e o Outlook

  • O agendamento de reuniões: convite, aceitação, recusa, notificação
  • Torne suas reuniões mais produtivas: defina pautas via Outlook
  • A atribuição de tarefas a outras pessoas: mensagem, prioridade, prazo
  • Acompanhamento das tarefas atribuídas
  • Compartilhando informações com o grupo

Espaço aberto
Durante todo o seminário, os participantes podem – e devem – fazer perguntas e colocar seus exemplos de trabalho. É neste momento que o conteúdo deste seminário torna-se ainda mais rico.