Gerenciamento de informações eletrônicas

A ORGANIZAÇÃO definitiva de e-mails, planilhas e textos

Qual a proposta?
Todo dia é a mesma coisa:
– Onde está mesmo aquele e-mail?
– E a planilha com o orçamento que o fornecedor enviou?
– Em que local coloquei aquele arquivo com as metas para o próximo mês?

Você já parou para cronometrar quanto tempo gasta abrindo e fechando arquivos até encontrar a informação desejada? Quantas vezes você já perdeu minutos (talvez horas) preciosos de seu tempo procurando aquele e-mail? Quando tem uma boa ideia, onde você a anota? Em um arquivo Word? Em uma nota do Outlook? No smartphone?

No mundo inteiro, mais de 7,5 bilhões de novos documentos são criados nos escritórios a cada ano, resultando em mais de um trilhão de páginas. Aproximadamente 610 bilhões de e-mails são enviados por ano. Mas o pior é que um em cada cinco trabalhadores gasta pelo menos 60% do seu horário de trabalho lidando com documentos – o equivalente a 29 semanas por ano.

O que fazer?
Há três soluções para resolver – definitivamente – este problema:
1) Método
2) Método
3) Método

Método para nomear arquivos. Método para organizar pastas e subpastas. Método para organizar e-mails. Método para jogar fora o que não serve. (A maior parte do que você guarda é descartável!)

A tecnologia pode ser uma grande aliada neste processo! Ou não! Tudo depende de como você a utiliza. Discutir esta realidade, propor soluções definitivas, analisar exemplos que deram certo – são alguns dos assuntos que você verá no seminário Gerenciamento de informações eletrônicas.

Quem deve participar?
Você usa um computador? Você tem muita informação? Você tem a sensação de que precisa de uma organização de informações que realmente funciona? Então este seminário foi desenvolvido especialmente para você!

Como será?
Apenas o professor tem um computador ligado a um projetor multimídia. Os participantes acompanharão todas as explicações em um telão. Todos os assuntos abordados no seminário estarão registrados em material didático.

Participantes
Eventos fechados em sua empresa para até 20 pessoas por turma.

Qual a duração?
8 horas.

Data e horário
Definidos pelo cliente.

Local
Instalações indicadas pelo cliente.

Infraestrutura oferecida pelo cliente
Projetor multimídia, mesa para o professor, blocos de anotações e cadeiras para os alunos.

Material didático
Todos os participantes recebem CD com:

  • Apostila passo a passo com os exemplos mostrados no telão
  • Apostila Perguntas mais frequentes feitas nos seminários
  • Aplicativos que facilitam o gerenciamento de informações eletrônicas

Suporte
O professor fica à disposição dos participantes durante 90 dias após evento para o esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Quem é o apresentador?
Fernando Andrade, palestrante, professor e conferencista, tem como tema principal a utilização eficaz da tecnologia no dia a dia das pessoas. É analista de sistemas pela IBM, engenheiro civil pela Universidade Mackenzie e diretor da Pessoas e Tecnologia. É autor dos livros

  • O Outlook como ferramenta de produtividade
  • E-mail que funciona
  • Gerenciamento de informações eletrônicas
  • Administre seu tempo com Palm
  • PowerPoint para quem conhece PowerPoint
  • Excel para todos
  • Excel para quem conhece Excel
  • Word para quem conhece Word
  • Mala direta no Word
  • E-mail para todos
  • E-mail para quem conhece e-mail

publicados pela editora Nobel, com o apoio da revista Você S.A.

O que será discutido?

  • Como estão suas informações hoje
  • Que tipo de informação impressa existe hoje em seu trabalho?
  • Como ela é armazenada?
  • Que nota você atribui ao seu sistema atual de gerenciamento de informações impressas?
  • Arquivos empresariais e arquivos pessoais

Atitude: fundamental!

  • Quebrando resistências: a maior dificuldade para implantar um novo sistema
  • Gaste muito tempo na organização – e ganhe tempo!
  • A reengenharia das informações
  • Estratégias para a perfeita organização das informações

Começando o gerenciamento

  • Menos é mais!
  • Jogue quase tudo fora!
  • O que guardar?
  • Como guardar?
  • Por quanto tempo?

Método, método, método

  • Planilhas, textos, e-mails, anotações: é preciso um método único!
  • A importância de um nome bem atribuído a um arquivo
  • Estrutura de pastas e subpastas: o planejamento definitivo!
  • O gerenciamento de ideias, projetos e metas
  • O vínculo essencial e necessário entre todas as informações – eletrônicas e impressas
  • Definindo informações de acesso imediato, acesso esporádico e acesso raro
  • Como identificar os diversos nomes diferentes para uma mesma informação, e reuni-los sob um único nome
  • Gerenciando as diversas versões de um mesmo arquivo
  • Um grande truque: o índice de suas informações

Gerenciamento de contatos

  • Criando um banco de dados eficiente para seus contatos – pessoais e profissionais
  • Nunca economize na descrição de um contato
  • Vinculando arquivos aos contatos
  • Vinculando e-mails aos contatos
  • A importância indiscutível da atualização constante

Gerenciamento de e-mails

  • Excesso de e-mails, o que fazer?
  • Regras automáticas: o que funciona e o que não funciona
  • Pastas e subpastas de e-mails: o que funciona e o que não funciona
  • A melhor organização de suas pastas de e-mails
  • O que responder? Como responder?
  • A resposta da resposta
  • Regras de etiqueta. Ou regras de bom senso!
  • Pasta modelo: um milagre de produtividade
  • Quem faz o backup de seus e-mails?
  • O arquivo morto

Gerenciamento de arquivos

  • Excesso de arquivos, o que fazer?
  • Nomes de arquivos e pastas: um método definitivo!
  • Pastas e subpastas de arquivos: o que funciona e o que não funciona
  • Pasta modelo: aqui também um milagre de produtividade
  • Quem faz o backup de seus arquivos?

Gerenciamento de informações

  • Uma ideia nova: onde guardar?
  • As regras de gerenciamento: idênticas para e-mails, arquivos e informações
  • Informações impressas: vale a pena digitalizar?
  • As fotos digitais: um problemão!
  • Biblioteca de CD’s
  • Bibliotecas virtuais (internet): sim ou não?
  • Novidade: os programas de busca no desktop

Informações a toda hora e em qualquer lugar

  • A grande ajuda proporcionada por um handheld
  • Cuidado, um handheld só ajuda se estiver organizado
  • O que levar em seu computador de mão
  • Sincronização: funciona?

Equipamentos que facilitam – muito – o gerenciamento

  • CardScan
  • CD’s
  • Memory key
  • Pen drive
  • Cartões de memória flash

Espaço aberto
Durante todo o seminário, os participantes podem – e devem – fazer perguntas e colocar seus exemplos de trabalho. É neste momento que o conteúdo deste seminário torna-se mais rico ainda.

Lição de casa
– Faça um levantamento de todas as informações importantes para você
– Faça um esquema que mostre como estão organizados seus arquivos, e-mails e demais informações
– Aproveite este levantamento e tente identificar os principais problemas de gerenciamento
– Traga tudo isso impresso para discutir durante o seminário
O que você achou do seminário Gerenciamento de informações eletrônicas?

Gostei muito do evento por ser um tema ligado ao nosso dia-a-dia (100% aplicável).
Simone Layber Fontes, VMB Brasil

Excelente seminário de modo geral, muito elucidativo e esclarecedor, agregou muitos conhecimentos e informações de grande utilidade prática.
Agenor Ustulin, Colorcom do Brasil

Você não imagina o quanto estas informações facilitarão o meu dia-a-dia! Valeu muito! Obrigada.
Sulamita Marisa P. Abrantes, VMB Brasil

Não imaginava que este seminário agregaria tantas informações interessantes! Parabéns! Valeu o sábado!
Marta Lúcia de Souza, Schaeffer Brasil Ltda