Gestão do tempo

Administração do tempo, organização de informações, controle de tarefas, trabalho em equipe.

Cenário
A sensação de que apenas 24 horas não são suficientes para tudo o que precisamos fazer no dia sempre existiu. No mundo de hoje, com muita tecnologia e ainda mais informação, a sen-sação tem sido ainda maior. Pressão para atingir metas, responsabilidade para cumprir pra-zos e atender às necessidades da equipe e do mercado são problemas de quase todos. Uma eficaz administração do tempo certamente pode resolver tudo isso.

Solução
O evento Gestão do tempo propõe soluções altamente eficazes e inteligentes, a definição de prioridades é uma das primeiras. Outras incluem a criação de um ambiente de trabalho pro-dutivo, desenvolvimento de habilidades para o planejamento do tempo, prevenção e reação a imprevistos, estratégias para o tratamento de interrupções e muito mais.

Os participantes conhecerão várias ferramentas para a administração do tempo, algumas tradicionais – usadas e aprovadas há muito tempo nas grandes empresas – e outras totalmen-te inovadoras, aproveitando os novos ambientes tecnológicos disponíveis.

Metodologia
Discutir os reais problemas de quem tenta administrar seu tempo e organizar suas informa-ções. Através de exemplos práticos e estudos de caso, os participantes saberão como evitar os maiores desperdiçadores de tempo e aproveitar os melhores economizadores de tempo. Em intervalos regulares, o facilitador propõe atividades práticas para a aplicação e análise das técnicas discutidas.

Participantes
Diretores, gerentes, secretárias e todos aqueles que buscam:

  • Aumentar sua produtividade de forma prática;
  • Produzir os resultados realmente importantes;
  • Aprender uma maneira eficaz de pensar, organizar e gerenciar o trabalho;
  • Criar um nível relevante de foco e efetividade em seu trabalho e em sua vida.

Material didático
Cada participante recebe apostila eletrônica completa com as conceitos, ideias, orientações e ferramentas do treinamento.

Qual a duração?
8 horas.

Data e horário
Definidos pelo cliente.

Local
Instalações indicadas pelo cliente.

Infraestrutura oferecida pelo cliente
Projetor multimídia, mesa para o professor, blocos de anotações e cadeiras para os alunos.

Suporte
O professor fica à disposição dos participantes durante 90 dias após evento para o esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Quem é o apresentador?
Fernando Andrade, palestrante, professor e conferencista, tem como tema principal a utilização eficaz da tecnologia no dia a dia das pessoas. É analista de sistemas pela IBM, engenheiro civil pela Universidade Mackenzie e diretor da Pessoas e Tecnologia. É autor dos livros

  • O Outlook como ferramenta de produtividade
  • E-mail que funciona
  • Gerenciamento de informações eletrônicas
  • Administre seu tempo com palm
  • PowerPoint para quem conhece PowerPoint
  • Excel para todos
  • Excel para quem conhece Excel
  • Word para quem conhece Word
  • Mala direta no Word
  • E-mail para todos
  • E-mail para quem conhece e-mail

publicados pela editora Nobel, com o apoio da revista Você S.A.

O que será discutido?

Tempo para conceitos e fundamentos

  • REFLEXÃO. Sou o senhor do meu tempo!
  • Tempo, organização, foco, prioridade e tecnologia
  • Todo profissional é um gestor de recursos, o recurso mais escasso é o tempo
  • Gerir o tempo é questão de escolha: controle sua agenda e os planos acontecem
  • Boa vontade, pensamento positivo e confiança só não resolvem, gerir o próprio tempo é que realmente importa
  • Suas metas estão alinhadas às metas de sua empresa! Em que cenário sua empresa es-tá? Qual seu papel?

Tempo para conciliar as melhores ABORDAGENS

  • GTD, Get things done
  • Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey
  • O final de semana sete dias, Ricardo Semler
  • O ócio criativo, Domenico DeMasi

Tempo para a tecnologia

  • REFLEXÃO: a tecnologia desperdiça ou economiza tempo?
  • Outlook, tablet ou smartphone? Outlook, tablet E smartphone!
  • Sistema de referência eletrônico, a solução perfeita – em qualquer local, a todo momen-to!
  • Mente livre, uma sensação real quando informação e planejamento estão a seu alcance o tempo todo!

Tempo para entender

  • Você desperdiça seu tempo?
  • Os gargalos da produtividade
  • Avalie seu planejamento, suas informações, sua disciplina e seus objetivos diários
  • Acesse sua própria produtividade e a mantenha sempre crescente
  • O excesso de reuniões e a burocracia interna
  • Um grande problema: as conversas e as reuniões intermináveis
  • Você sabe dizer não?
  • Transforme tarefas e compromissos em realizações
  • Telefone, fax, xerox e computador ajudam ou atrapalham?
  • Não resista às mudanças, abra a mente para novas ideias
  • Você consegue se concentrar em seu ambiente de trabalho
  • RECEITA. As nove perguntas que ajudam a identificar como você usa seu tempo
  • EXECUÇÃO. Abra sua mente!

Tempo para melhorar

  • Economize seu tempo
  • Planejamento: invista uma hora por dia e economize três ou quatro horas
  • Hora para e-mails, ligações, almoço, lazer, fim do dia de trabalho
  • Defina suas metas de curto, médio e longo prazos
  • Identifique e estabeleça suas prioridades com eficiência
  • Aprenda a organizar melhor suas informações
  • Delegue tarefas com eficiência
  • Faça seus trabalhos mais devagar – e ganhe velocidade
  • Saiba comunicar suas ideias
  • Demore para tomar uma decisão, mas execute-a rapidamente

Tempo para o dia a dia

  • REFLEXÃO. Alta produtividade requer MENTE LIVRE – mente quieta, espinha ereta e co-ração tranquilo
  • Prioridades, importâncias urgências e circunstâncias
  • Seu relógio biológico e a melhor hora do dia para planejar seu tempo
  • A arte de prever imprevistos
  • Os compromissos importantes do dia e a mente livre
  • Tarefa dispensável? Quais são suas metas e objetivos? Como descartar tarefas dispen-sáveis?
  • RECEITA. Os cinco passos para a produtividade diária
  • EXECUÇÃO. HOJE, um plano de ação que funciona!
  • EXERCÍCIO. Lista “A Fazer” e lista “NÃO fazer”!

Tempo para amanhã e depois

  • REFLEXÃO. Tempo planejado aumenta seu poder de negociação – A arte de falar NÃO!
  • Um passo de cada vez
  • RECEITA. Metas semanais, mensais e anuais
  • EXECUÇÃO. HOJE SEMANAL e HOJE DIÁRIO – tudo vira compromisso!

Tempo para informações organizadas e eficazes

  • REFLEXÃO. Que informação guardar? Nem mais, nem menos!
  • Como ORGANIZAR suas informações? Como RESGATAR rapidamente as informações?
  • RECEITA. 5S eletrônico.
  • EXECUÇÃO. Um único sistema – para e-mails, anotações, ideias, projetos e arquivos em geral

Tempo para sua rede de contatos

  • A lista de contatos, uma verdadeira ferramenta de CRM
  • Critérios para a inserção de informações
  • Informações genéricas, talvez mais essencial que e-mails e/ou telefones
  • A classificação dos contatos em categorias
  • Técnicas para a localização de contatos no menor tempo possível
  • O acompanhamento das atividades de um contato: e-mails, tarefas e comunicação
  • EXECUÇÃO. Entenda seu colega, saiba que informações registrar.

Tempo para suas tarefas

  • Transforme cada semana em uma série contínua de realizações
  • O acompanhamento de suas tarefas
  • Critérios para o estabelecimento de prioridade para as tarefas
  • Hora de analisar as tarefas: ativas, atrasadas, responsável, categoria
  • O redimensionamento das tarefas
  • EXECUÇÃO. Compromisso tem hora, tarefa não!

Tempo para as tarefas da equipe

  • REFLEXÃO. Melhor fazer sozinho, será mais rápido do que explicar
  • Trabalhar em equipe é uma arte: empatia, liderar e ser liderado
  • A atribuição de tarefas a outras pessoas: mensagem, prioridade, prazo
  • Acompanhamento das tarefas atribuídas
  • Compartilhando informações com o grupo
  • EXECUÇÃO. Tarefa atribuída – acompanhamento e reação

Tempo para reuniões

  • REFLEXÃO. Não quer resolver um assunto? Convoque uma reunião!
  • As informações necessárias para uma reunião – a preparação
  • Os participantes – quem conhece, quem decide, quem executa
  • A convocação – objetivos, pauta e resultados esperados
  • O horário ideal – acesso às agendas de outras pessoas
  • A realização – registro dos assuntos
  • A sequência – quem faz o quê, quando e como

Tempo para os e-mails nossos de cada dia

  • REFLEXÃO. O e-mail domina seu tempo? E o que você faz com os demais assuntos impor-tantes do dia?
  • Um bom sistema de referência e a administração EFICAZ de seus e-mails
  • Regras, pastas de pesquisa, categorias e filtros – qual a melhor técnica para seu caso?
  • RECEITA. Caixa de entrada ZERO – só quatro ações, TODOS os e-mails resolvidos
  • EXECUÇÃO. Organizando e-mails, aqui e agora!

Tempo para continuar

  • Tudo está indo bem?
  • Planejamento diário, semanal, mensal, anual e a longo prazo
  • Reavalie seu tempo: profissional, existencial, familiar, sociedade, livre
  • Faça um balanço de suas realizações
  • Use sua agenda para cuidar de seu desenvolvimento pessoal e profissional