Reuniões, E-mails e Relatórios

Produtividade, comunicação e eficácia

Qual a proposta?
Estamos vivendo em uma época em que o tempo parece um recurso cada vez mais escasso, mais precioso. A sensação de muitas tarefas e poucas horas para executá-las é muito grande. Por outro lado, nossa produtividade é cada vez mais necessária, precisamos todos realizar trabalhos no menor tempo possível – e com excelente qualidade.
Parece difícil, mas a solução passa por uma mudança de atitude em alguns dos maiores des-perdiçadores de tempo que temos hoje: as reuniões, os e-mails e os relatórios. Tornar reuniões mais produtivas, aperfeiçoar a comunicação por e-mail e facilitar a criação de relatórios são alguns dos vários resultados esperados neste treinamento.

Mais do que simplesmente discutir técnicas de organização, planejamento, acompanhamento, redação e interação – o que será feito – o professor mostrará como aproveitar os recursos de tecnologia (Outlook, Word, Excel e PowerPoint) para viabilizar a produtividade e eficácia que todos esperamos.

Quem deve participar?
Diretores, gerentes, secretárias e todos aqueles que organizam ou participam de reuniões, trabalham com e-mails e lidam com relatórios.

Como será?
Apenas o professor usa um computador. Os participantes acompanham todas as explicações em um telão. Os assuntos abordados são detalhadamente explicados em apostila eletrônica.

Participantes
Eventos fechados em sua empresa para até 20 pessoas por turma.

Qual a duração?
8 horas.

Data e horário
Definidos pelo cliente.

Local
Instalações indicadas pelo cliente.

Infraestrutura oferecida pelo cliente
Projetor multimídia, mesa para o professor, blocos de anotações e cadeiras para os alunos.

Material didático
Todos os participantes recebem CD com:

  • Apostila passo a passo com os exemplos mostrados no telão
  • Apostila Perguntas mais frequentes feitas nos eventos anteriores
  • Slides mostrados em aula
  • Textos de apoio

Suporte
O professor fica à disposição dos participantes durante 90 dias após evento para o esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Quem é o apresentador?
Fernando Andrade, palestrante, professor e conferencista, tem como tema principal a utilização eficaz da tecnologia no dia a dia das pessoas. É analista de sistemas pela IBM, engenheiro civil pela Universidade Mackenzie e diretor da Pessoas e Tecnologia. É autor dos livros

  • O Outlook como ferramenta de produtividade
  • E-mail que funciona
  • Gerenciamento de informações eletrônicas
  • Administre seu tempo com palm
  • PowerPoint para quem conhece PowerPoint
  • Excel para todos
  • Excel para quem conhece Excel
  • Word para quem conhece Word
  • Mala direta no Word
  • E-mail para todos
  • E-mail para quem conhece e-mail

publicados pela editora Nobel, com o apoio da revista Você S.A.

O que será discutido?


Produtividade em reuniões

Uma reunião é muito mais do que as poucas horas em que pessoas passam juntas discutindo determinados assuntos. Para uma reunião ser eficaz, é preciso reunir informações relevantes, planejar os assuntos, estabelecer um cronograma, conduzir e flexibilizar a pauta, alcançar conclusões e estabelecer tarefas para cada participante.

Pensando reuniões

  • Afinal, o que é uma reunião?
  • Tipos de reunião e os procedimentos adequados para cada um
  • Por que convocar uma reunião?
  • O custo do tempo de uma reunião
  • Que reuniões são realmente necessárias?
  • Por que muitas reuniões não atingem seus objetivos?
  • Características mais frequentes das reuniões que NÃO funcionam
  • O que NÃO fazer em uma reunião

Planejando e organizando reuniões

  • Quem e como convocar
  • As necessidades e metas de cada grupo participante da reunião
  • Estabelecendo objetivos e determinando prioridades
  • Fases da reunião
  • Salas e recursos necessários
  • Check list

Dirigindo a reunião

  • Definição e atribuição de papéis – tarefas e responsabilidades
  • Aspectos psicológicos presentes em reuniões
  • O processo de comunicação (slides, planilhas, textos e “olho no olho”)
  • Técnicas para tomada de decisão e administração de conflitos em grupo
  • Liderança e condução de reuniões – o papel do moderador/facilitador
  • Conflitos e obstáculos – e sua superação
  • Participantes problemáticos
  • Clima e negociação nas reuniões
  • A reunião minuto a minuto

Controle de resultados da reunião

  • O que devo fazer antes do início para assegurar os resultados
  • Como buscar a participação e o envolvimento de todos
  • Controlando a pauta e as discussões
  • Definindo providências após a reunião – o programa de ação

A reunião e o Outlook

  • O agendamento de reuniões: convite, aceitação, recusa, notificação
  • Torne suas reuniões mais produtivas: defina pautas via Outlook
  • A atribuição de tarefas a outras pessoas: mensagem, prioridade, prazo
  • A ata da reunião
  • Acompanhamento das tarefas atribuídas
  • Compartilhando informações com o grupo

Produtividade em e-mails
Um e-mail é uma ferramenta muito poderosa, facilitador do trabalho diário. No entanto, um e-mail também é um perigoso desperdiçador de tempo. O que escrever em um e-mail? Como argumentar e convencer através de um simples e-mail? Como gerenciar o grande fluxo de e-mails diários? Qual o melhor método para armazenar e-mails? A importância da linha Assunto!

A importância da linha “Assunto”

  • O assunto é a “propaganda” de um e-mail
  • Texto curto, mas completo

A estruturação de um e-mail

  • A saudação inicial
  • O tema principal
  • Os itens que descrevem e/ou apoiam o tema principal
  • O encerramento
  • A solicitação de um novo contato

A assinatura

  • A assinatura como ferramenta de marketing e divulgação
  • Dados de contato
  • Outras mensagens

A hierarquia

  • Cuidado com as linhas “Para”, “Cc” e “Cco”
  • Quando “copiar” e quando não “copiar” outras pessoas
  • A resposta da resposta

O conteúdo

  • A didática e a lógica no texto de um e-mail
  • Linguagem formal ou informal?
  • A importância de textos curtos e objetivos
  • O que escrever no e-mail? Depende de quem o receberá!
  • O poder de síntese: e-mail eficiente é e-mail curto, rápido, que vai direto ao ponto!
  • Um texto em e-mail é quase um documento: cuidado com o que você escreve
  • Regras de etiqueta. Ou regras de bom senso!
  • Arquivo anexo: pode ou não pode?
  • Bom dia para uns, mas pode ser boa noite para outros!

A comunicação facilitada pelo e-mail

  • Confirme conversas telefônicas: relacione por e-mail o que foi tratado
  • Resuma em e-mails assuntos acertados em reuniões
  • Insista nas respostas a seus e-mails

E-mails com conteúdo

  • Um exemplo de e-mail com boa comunicação
  • Um exemplo de e-mail que prima pela argumentação
  • Um exemplo e-mail com uma excelente negociação

Erros imperdoáveis – e problemas desnecessários

  • Desrespeito às regras gramaticais
  • Informações incorretas
  • Problemas de digitação
  • Falta de lógica
  • Texto confuso
  • Acúmulo desnecessário de e-mails
  • Regra de ouro: leia o e-mail antes de enviar!

Produtividade em relatórios

Escrever um relatório técnico não é apenas relatar procedimentos, testes e conclusões. Quem escreve relatórios precisa CONQUISTAR o interesse do leitor! Um gerente, diretor ou clien-te deve ter VONTADE de ler o texto. Afinal, todo relatório precisa conquistar alguma coisa, nem que seja uma simples aprovação. Melhor ainda se a conquista for a aprovação do orça-mento para um projeto!

Os primeiros conceitos

  • Objetivos em um relatório
  • Fases de preparação
  • Estrutura de um relatório
  • Reflexão: é preciso saber VENDER um relatório?

Elementos de um texto

  • Início
  • Desenvolvimento
  • Elementos didáticos: títulos, subtítulos, layout
  • Conclusões

Elementos de um relatório

  • Início ou sumário
  • Abertura (proposta inicial)
  • Desenvolvimento (atividades desenvolvidas, processos, técnicas)
  • Elementos didáticos: títulos, subtítulos, layout
  • Elementos de apoio: gráficos, tabelas, figuras
  • Resultados obtidos
  • Resumo
  • Conclusões

Um bom relatório

  • Objetividade
  • A estrutura como ferramenta de comunicação
  • Concisão – menor tempo de leitura e de preparação
  • Correspondência entre texto e realidade
  • A conquista da atenção do leitor
  • A busca de resultados positivos para a empresa através do texto
  • Argumentação e convencimento
  • Especial: o que fazer e o que não fazer

As boas técnicas para a criação de relatórios

  • Entendendo o tema: situação, argumentações e conclusões
  • Conhecimento da linguagem
  • Entendendo – e usando – o poder da linguagem
  • Desenvolvimento de ideias: fluência, coerência, coesão
  • O raciocínio lógico
  • O poder de síntese
  • Métodos para aumentar a velocidade de redação de um relatório
  • Os recursos ideais do Word para elaboração de relatórios

Estudo de caso

  • Análise de relatórios da empresa
  • Identificação dos elementos destes relatórios: o que funciona e o que não funciona
  • A reconstrução destes relatórios conforme os conceitos do curso

Produtividade, comunicação e eficácia – Reuniões, e-mails e relatórios

Durante a abordagem dos temas principais do evento (reuniões, e-mails e relatórios), com ênfase em reuniões, o participante perceberá que:

  • Planejamento. As habilidades desenvolvidas para o planejamento de uma reunião são também essenciais para o planejamento de e-mails e relatórios;
  • Comunicação. Saber falar em reuniões é o mesmo que saber redigir e-mails e também relatórios;
  • Redação. A arte de alinhar ideias por escrito em pautas e atas de reuniões é a mesma necessária na criação de e-mails e relatórios;
  • Assuntos. Quem sabe definir os temas essenciais de uma reunião sabe também escolher o que incluir em um e-mail ou em um relatório;
  • Cronograma. Embora não pareça, definir um tempo necessário para a preparação de um relatório ou de um e-mail, e respeitar este tempo, é o mesmo que estruturar e conduzir uma reunião;
  • Flexibilidade. Saber adaptar um e-mail ou um relatório a novas necessidades percebidas durante suas redações é semelhante a ter jogo de cintura para reorganizar uma reunião durante sua realização;
  • Conclusão. Concluir reuniões requer capacidade de síntese, visão e ação também neces-sárias em e-mails e na maior parte dos relatórios.

Após a apresentação e discussão dos temas principais (reuniões, e-mails e relatórios), o curso propõe um caso prático de reunião aplicando os assuntos abordados:

  • Preparação, planejamento e organização da reunião, incluindo um relatório prático, uma planilha bem estruturada e uma apresentação de apoio;
  • Divulgação e convocação, com pauta bem estruturada no e-mail de convite, incluindo re-sultados esperados;
  • Simulação da reunião, com apresentação de slides, relatórios e planilhas;
  • Conclusão da reunião, com um relatório incluindo ata, tarefas e metas para cada um;
  • Acompanhamento das tarefas individuais propostas na reunião.