O Outlook como ferramenta de produtividade

Administração do tempo, gerenciamento de informações, controle de tarefas e trabalho em equipe

Qual a proposta?
Se por um lado temos cada vez mais informações para gerenciar e mais tarefas para cumprir, por outro temos cada vez menos tempo para tudo isso! Como resolver este impasse? Existe uma solução muito boa, não requer investimentos adicionais, chama-se Outlook.

Usado normalmente apenas para compromissos, telefones e e-mails, o Outlook – quando bem aproveitado – transforma-se em uma poderosa ferramenta de relacionamento, planejamento, gerenciamento de informações e muita produtividade. Neste evento o participante conhecerá técnicas inéditas que revolucionarão para sempre sua utilização do Outlook – e seu trabalho. Alunos e empresa só têm a ganhar!

Quem deve participar?
Diretores, gerentes, secretárias e todos aqueles que usam o Outlook e que buscam uma poderosa ferramenta de relacionamento, planejamento e muita produtividade.

Como será?
Apenas o professor usa um computador. Os participantes acompanham todas as explicações em um telão. Os assuntos abordados são detalhadamente explicados em apostila eletrônica.

Participantes
Eventos fechados em sua empresa para até 20 pessoas por turma.

Qual a duração?
8 horas.

Data e horário
Definidos pelo cliente.

Local
Instalações indicadas pelo cliente.

Infraestrutura oferecida pelo cliente
Projetor multimídia, mesa para o professor, blocos de anotações e cadeiras para os alunos.

Material didático
Todos os participantes recebem material eletrônico com:

  • Apostila passo a passo com os exemplos mostrados no telão;
  • Apostila Perguntas mais frequentes feitas nos eventos anteriores;
  • Apostila Formação Outlook.

Suporte
O professor fica à disposição dos participantes durante 90 dias após evento para o esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Quem é o apresentador?
Fernando Andrade, palestrante, professor e conferencista, tem como tema principal a utilização eficaz da tecnologia no dia a dia das pessoas. É analista de sistemas pela IBM, engenheiro civil pela Universidade Mackenzie e diretor da Pessoas e Tecnologia. É autor dos livros

  • O Outlook como ferramenta de produtividade
  • E-mail que funciona
  • Gerenciamento de informações eletrônicas
  • Administre seu tempo com palm
  • PowerPoint para quem conhece PowerPoint
  • Excel para todos
  • Excel para quem conhece Excel
  • Word para quem conhece Word
  • Mala direta no Word
  • E-mail para todos
  • E-mail para quem conhece e-mail

publicados pela editora Nobel, com o apoio da revista Você S.A.

O que será discutido?

A administração do tempo através do Calendário

  • Compromisso tem hora, tarefa não
  • Facilite o planejamento de seu com dia com o Outlook
  • Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook
  • Torne suas reuniões mais produtivas: defina pautas de reunião via Outlook
  • Um método eficiente para você relacionar as tarefas para o dia
  • Planejamento diário, semanal, mensal e anual – tudo facilitado pelo Outlook

A organização de informações através das Anotações

  • O nome da Anotação é essencial
  • A importância da separação das Anotações em grupos e sub-grupos
  • O que colocar em uma Anotação: nem mais nem menos
  • O grande truque: como localizar rapidamente a informação depois
  • A amarração das anotações com arquivos em seu computador ou papéis em seu armário

O planejamento e acompanhamento de Tarefas

  • O acompanhamento de suas tarefas – e as de sua equipe
  • Critérios para o estabelecimento de prioridade para as tarefas
  • Hora de analisar as tarefas: ativas, atrasadas, responsável, categoria
  • O redimensionamento das tarefas

O gerenciamento de informações através da lista de Contatos

  • A lista de Contatos, uma verdadeira ferramenta de CRM
  • Critérios para a digitação de informações
  • O campo de observações: talvez mais essencial que e-mail e/ou telefone
  • A classificação dos contatos em categorias
  • Técnicas para a localização de contatos no menor tempo possível
  • Informação: você sabia que o Outlook pode ser usado para criação de mala direta impressa (cartas e etiquetas) e também eletrônica?

O cruzamento de informações para seus contatos

  • Essencial: o acompanhamento das atividades de um contato
  • E-mails enviados e recebidos
  • Tarefas, em que ponto estão
  • Anotações e contatos, um vínculo que deve ser preservado
  • O relacionamento entre contatos

O trabalho em grupo

  • Trabalhar em equipe é uma arte
  • A atribuição de tarefas a outras pessoas: mensagem, prioridade, prazo
  • Acompanhamento das tarefas atribuídas
  • O agendamento de reuniões: convite, aceitação, recusa, notificação
  • Acesso às agendas de outras pessoas: leitura, modificação, permissão, privacidade
  • Compartilhando informações com o grupo

E-mails

  • Criação e organização de pastas e subpastas
  • Como decidir qual e-mail deve ser guardado? Por quanto tempo?
  • A importância da administração do arquivo morto
  • Grupos e sub-grupos de e-mails dever ser iguais àqueles usados nas Anotações
  • Não perca mais tempo para localizar seus e-mails
  • Mala direta eletrônica: produtividade e eficiência

O Outlook na palma da mão

  • A integração com smartphones
  • Envio/recepção de e-mails – mesmo com equipamentos desconectados
  • A sincronização de informações

 

O que você achou do seminário Produtividade Outlook?

Sou um admirador do seu trabalho pelo simples fato de que você, modestamente, dá uma grande contribuição à comunidade de negócios e às próprias pessoas tornando-as mais produtivas e menos stressadas. Sim, você sabe disso, desorganização pessoal provoca um stress danado… (assim, eu poderia dizer que você contribui para que as pessoas sejam mais felizes, por passarem a ter um controle melhor do seu tempo e da sua vida).

Se me permite um reparo, nunca dê a impressão que é fácil ser organizado como você é: convença-se, sem falsa modéstia, que você é único. Mudar hábitos demanda uma vontade férrea e muita, muita persistência. Assim, qualquer progresso que as pessoas consigam ter graças às suas dicas, por pequeno que seja, tem que ser celebrado como uma vitória pessoal importante. Mesmo sendo considerado um cara organizado, eu mesmo levei meses até incorporar o hábito de usar o HOJE, ainda assim, parcialmente. Não é fácil !

De resto, deixe-me reafirmar que foi um prazer grande encontrá-lo de novo, oito livros depois, melhor que antes, e muito mais versátil.
Fernando de F. Moura, Unisys Brasil

 

Primeiramente parabenizo pelo excelente O Outolook como ferramenta de produtividade. Estou usando o Hoje na medida do possível e muitas vezes no final do dia levando alguns sustos com o a quantidade de tarefas que executei, e com a facilidade para gerenciar o tempo no dia seguinte.
Elvis Barreto, Reckitt Benckiser

 

Participei de seu evento no RJ , chegando na empresa tratei de colocar em prática o que você orientou.
 
Pode parecer incrível, mas estou conseguindo deixar minha caixa de entrada vazia, ou pelo menos quase. Ah, e também tenho resistido bem aos envelopinhos no canto do micro, defini um horário para ler e-mails particulares e para responder e-mails dentro da entidade.

Tudo isso está me tornando mais organizada e consequentemente mais focada no que realmente preciso fazer. Obrigada pelas dicas!
Márcia C. R. C. de Oliveira, CSN – Companhia Siderúrgica Nacional

 

Minha produtividade aumentou muito. Na verdade quando chego ao final do dia, tenho a sensação de missão cumprida. Até diminui o stress! 
Mabelly de Oliveira Santos, Cielo

 

Fiquei muito impressionada com o seu conhecimento e didática no curso sobre gestão de tempo com Outlook. Depois que aprendi, fica tudo mais fácil. Irá me ajudar e muito no meu dia a dia.
Sirlley Gallinari Dantas, Itaú Unibanco

 

Realmente os resultados são alcançados com muita persistência, mas já adianto que com uma semana utilizando o métode Hoje, não consigo mais viver sem!! Sempre no fim do dia verifico se realmente o meu amanhã tem o Hoje, se não tem, trato de criar um e já anotar minhas tarefas. Sem o Hoje, não tenho o amanhã!!
 
Suas dicas são muito valiosas, já consegui “contaminar” duas pessoas com o hoje e estou tentando colocar em práticas as outras dicas. Uso o Outlook há tanto tempo e não imaginava que ainda tinha tanto a aprender! Agradeço a atenção e mais uma vez parabenizo pelo curso. 
Julia Graciela Santos Sabino, Itaú Unibanco

 

Como eu já esperava esse foi um grande dia e ficará marcado! Uma excelente experiência!
Auristela Santiago, Organon

 

O seminário foi muito acima das minhas expectativas. Vai me ajudar muito em minha próxima empresa!
Maria Regina dos Santos Freitas

 

Conteúdo muito complexo explicado de forma simples e objetiva. Parabéns!!!
Elson Freitas – Aparecido Viana Imóveis

 

Foi ótimo o seminário e o aproveitamento. Excelente a didática e a interação e do professor e do seminário.
Regina de Souza Alves

 

Cobriu adequadamente à proposta; mostrou qual o potencial efetivo do Outlook.
Janos Laszo Fekete