O Lotus Notes como ferramenta de produtividade

Lotus Notes, ferramenta completa de administração do tempo, gerenciamento de informações e controle de tarefas
Qual a proposta?
Parece que a cada dia nosso tempo fica mais curto. As 24 horas ão poucas, sempre há tarefas incompletas. Qual a solução, conseguir mais horas para o dia – ah, se fosse possível – ou aproveitar melhor as escassas horas disponíveis?

Neste seminário você conhecerá os reais problemas de quem tenta administrar seu tempo e organizar suas informações, e quais as melhores técnicas para isso com o Lotus Notes. Através de exemplos práticos e estudos de caso, você saberá como evitar os maiores desperdiçadores e como aproveitar os melhores economizadores de tempo.

Quem deve participar?
Diretores, gerentes, secretárias e todos aqueles que usam o Lotus Notes e buscam uma poderosa ferramenta de relacionamento, planejamento e muita produtividade.

Como será?
Apenas o professor usa um computador. Os participantes acompanham todas as explicações em um telão. Os assuntos abordados são detalhadamente explicados em apostila eletrônica.

Participantes
Eventos fechados em sua empresa para até 20 pessoas por turma.

Qual a duração?
8 horas.

Data e horário
Definidos pelo cliente.

Local
Instalações indicadas pelo cliente.

Infraestrutura oferecida pelo cliente
Projetor multimídia, mesa para o professor, blocos de anotações e cadeiras para os alunos.

Material didático
Todos os participantes recebem CD com:

  • Apostila passo a passo com os exemplos mostrados no telão
  • Apostila Perguntas mais frequentes feitas nos seminários anteriores
  • Apostila Lotus Notes
  • Textos de apoio

Suporte
O professor fica à disposição dos participantes durante 90 dias após evento para o esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Quem é o apresentador?
Fernando Andrade, palestrante, professor e conferencista, tem como tema principal a utilização eficaz da tecnologia no dia a dia das pessoas. É analista de sistemas pela IBM, engenheiro civil pela Universidade Mackenzie e diretor da Pessoas e Tecnologia. É autor dos livros

  • O Outlook como ferramenta de produtividade
  • E-mail que funciona
  • Gerenciamento de informações eletrônicas
  • Administre seu tempo com Palm
  • PowerPoint para quem conhece PowerPoint
  • Excel para todos
  • Excel para quem conhece Excel
  • Word para quem conhece Word
  • Mala direta no Word
  • E-mail para todos
  • E-mail para quem conhece e-mail

publicados pela editora Nobel, com o apoio da revista Você S.A.

O que será discutido?

Tempo para entender

  • Você desperdiça seu tempo?
  • Avalie seu planejamento, suas informações, sua disciplina e seus objetivos diários
  • O excesso de reuniões e a burocracia interna;
  • Um grande problema: as conversas e as reuniões intermináveis
  • Você sabe dizer não?
  • Telefone, fax, xerox e computador ajudam ou atrapalham?
  • Não resista às mudanças, abra a mente para novas idéias
  • Você consegue se concentrar em seu ambiente de trabalho
  • Reflexão: não execute um trabalho, convoque uma reunião para discuti-lo!

Tempo para melhorar

  • Economize seu tempo
  • Planejamento: invista uma hora por dia e economize três ou quatro horas
  • Hora para e-mails, ligações, almoço, lazer, fim do dia de trabalho
  • Defina suas metas de curto, médio e longo prazos
  • Identifique e estabeleça suas prioridades com eficiência
  • Aprenda a organizar melhor suas informações
  • Delegue tarefas com eficiência
  • Faça seus trabalhos mais devagar – e ganhe velocidade
  • Saiba comunicar suas idéias
  • Demore para tomar uma decisão, mas execute-a rapidamente
  • Reflexão: o computador desperdiça ou economiza tempo?

Tecnologia

  • O Lotus Notes é uma boa solução?
  • O que é e como funciona o Lotus Notes
  • Defina suas tarefas diárias com o Calendário
  • Controle seus Contatos
  • Estabeleça sua Lista de tarefas
  • Organize suas anotações em seu Jornal pessoal
  • Administre seus emails
  • Reflexão: sou o senhor de meu tempo!

Administrando seu tempo com Lotus Notes

  • Use a agenda com eficiência
  • Os compromissos repetitivos: agende uma única vez
  • Aniversários e datas importantes: crie sua metodologia
  • Compromisso: organize as informações para uma reunião ou visita
  • Dicas para reagendar rapidamente compromissos;
  • A primeira hora do dia é a mais importante
  • As folgas entre os vários compromissos
  • Reflexão: Um dia mal vivido x Um dia bem vivido!

Organizando suas informações

  • Crie uma metodologia que funcione
  • Jornal: a melhor arma para organizar suas idéias
  • Classifique anotações e endereços em categorias – com produtividade
  • Localize qualquer informação em sua agenda, com facilidade
  • Os cuidados que você precisa ter ao cadastrar seus contatos

Gerenciamento de tarefas

  • Lotus Notes para controle de tarefas
  • Suas tarefas e as de sua equipe
  • A distribuição eficiente de tarefas
  • Controle o andamento das tarefas
  • Critérios para a realocação de tarefas

Avaliação

  • Tudo está indo bem?
  • Planejamento diário, semanal, mensal, anual e a longo prazo
  • Reavalie seu tempo: profissional, existencial, familiar, sociedade, livre
  • Faça um balanço de suas realizações
  • Use sua agenda para cuidar de seu desenvolvimento pessoal e profissional

Espaço aberto
Durante todo o seminário, os participantes podem – e devem – fazer perguntas e colocar seus exemplos de trabalho. É neste momento que o conteúdo deste seminário torna-se mais rico ainda.

Lição de casa

  1. Faça um levantamento de todas as informações importantes para você;
  2. Faça um esquema que mostre como estão organizados seus arquivos, e-mails e demais informações;
  3. Aproveite este levantamento e tente identificar os principais problemas de gerenciamento;
  4. Traga tudo isso impresso para discutir durante o seminário.

 

O que você achou do evento PRODUTIVIDADE Lotus Notes?

Sou (ou era) uma pessoa muito descrente quando o assunto é metodologia comportamental. Sempre achei que cada um é cada um, e que o fato de utilizar o Lotus Notes como ferramenta de “Gerenciamento do MEU TEMPO” seria algo inaceitável, pois o tempo é meu e tenho controle, rs. Mero engano.

Agradeço pelo curso apresentado, acho que é um dos mais interessantes no que se refere ao tempo que desperdiçamos tentando organizá-lo. Passei um fim de semana inteiro pensando em minhas pastas pessoais e de trabalho, e qual seria minha linha de organização do tempo. No começo, tudo é feito sem muita vontade. De novo, um grande engano! Na verdade, é até divertido brincar com meu tempo e organizar tudo da forma como você ensinou.

É muito bom ver a caixa de mensagens vazia, parece que o dia começa bem menos pesado. Sei que tenho muito para ler, mas como está tudo organizado, a chance de desperdício de tempo é quase zero. A agenda agora é um complemento dos meus dias e lembretes. O diário pessoal é de extrema importância para qualquer assunto que precise ser lembrado.

Mais uma vez, obrigado pela ajuda. Grande abraço!

Marcelo P. da Silva, Mercedes-Benz do Brasil Ltda.